En este módulo no te enseñaremos nuevos conceptos. Simplemente te dejamos tiempo para que puedas completar los ejercicios de los módulos anteriores. Por un lado las pruebas tipo test, peo no olvides también de hacer los ejercicios prácticos que te sugerimos. En ellos es donde realmente aprenderás y practicarás las herramientas aprendidas.
Por eso, te animamos a que pongas en práctica lo aprendido: realiza un análisis PESTEL, lánzate con un modelo Canvas, pon a prueba tu innovación, experimenta con el cuadro de mando integral, etc.
Enhorabuena por haber llegado hasta aquí. Muchas personas comienzan proyectos pero no los finalizan por diversos motivos. El hecho de que tú sigas con nosotros quiere decir que eres una persona constante, motivada y luchadora. Es decir, eres una persona emprendedora, justo lo que necesitamos.
El ciclo PDCA o rueda de Deming está basada en el modelo de Shewhart y fue rediseñado por el estadista norteamericano W. Eduards Deming. Se trata de un sencillo modelo de mejora continua que sirve para asegurar los niveles de calidad en los procesos de las organizaciones. Esta metodología puede aplicarse para la resolución de problemas, mejora en la eficiencia de los procesos, eliminación de riesgos, o en cualquier área y actividad de la organización susceptible de ser mejorada.
El ciclo PDCA es un modelo cíclico, es decir, una vez terminado el proceso puede volverse de nuevo al inicio para incluir una nueva mejora. De ahí que este modelo sea conocido también como el modelo de la mejora continua.
Explicación
Está dividido en cuatro fases ordenadas que son: planificar, hacer, verificar y actuar (plan, do, check, act en inglés, de ahí las siglas PDCA).
PLANIFICAR (plan). En esta fase del modelo hay que empezar por buscar las actividades que son susceptibles de ser mejoradas y centrarse en una de ellas. Una vez hecho esto, se debe buscar toda la información generada por la organización que se tenga y que sea relativa a esa actividad. Esta información debe ser analizada. Este análisis nos permitirá establecer los objetivos que queremos conseguir con el nuevo plan de mejora con estimaciones cuantitativas de dichos resultados. En esta fase también debemos desarrollar el plan de acción que queremos implantar para la mejora de la calidad. Es importante que esta fase del trabajo sea desarrollada en grupos, a ser posible transversales, de miembros de la organización.
HACER (do). Llegados a este punto, es el momento de ejecutar el plan de acción que hemos diseñado. Empezaremos por establecer los indicadores de medición que nos aportarán información y servirán para evaluar el desarrollo del plan de mejora. La ejecución del plan de mejora la haremos en forma de proyecto piloto, a modo de ensayo y no a gran escala para poder valorar los resultados. De este modo, haciéndolo en unas condiciones económicamente controladas podremos reducir el impacto negativo que pudiera aparecer.
VERIFICAR (check). Una vez puesto en marcha el plan piloto de mejora, le daremos un tiempo razonable para que vaya generación información a través de los indicadores que hemos establecido y podamos tener efectos mesurables. Pasado ese tiempo, ya habremos recopilado suficiente información que deberá ser evaluada y analizada. Con este análisis podremos hacer una primera valoración del resultado del plan que hemos diseñado.
ACTUAR (act). Ahora que tenemos esa información y sus resultados pueden pasar dos cosas: que el resultado sea satisfactorio o que no lo sea. En el primer caso, estamos preparados para implantar y estandarizar el nuevo proceso en toda la organización. En el segundo caso, tendremos que detectar y analizar los posibles errores para poder corregirlos. En cualquiera de los dos casos, iniciaremos nuevamente el ciclo para mantener un status de mejora continua.
El Cuadro de Mandos Integral es una herramienta de gestión que realiza el seguimiento y el control de los objetivos seleccionados por la empresa a través de una serie de indicadores representativos.
INDICADORES --> SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO --> OBJETIVOS --> ESTRATEGIA
Es decir, se trata de un sistema “mágico” que permite que la dirección de una organización pueda controlar si se están cumpliendo los objetivos o no mediante una serie de datos. Asimismo, su naturaleza como herramienta de control permite que la dirección pueda tomar decisiones estratégicas únicamente analizando el Cuadro de Mandos Integral
La norma UNE 66174 de Noviembre de 2003 en su apartado 3.8 define el CMI como “Cuadro de Mando: Herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporciona a la alta dirección y a las funciones responsables, una visión comprensible del negocio o de su área de responsabilidad. La información aportada por el CMI , permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización.”
2. OBJETIVO
El objetivo de Kaplan y Norton con el desarrollo de esta herramienta era crear un panel sencillo y visual que facilitara la toma de decisiones a cualquier persona con estas responsabilidades (CEO, emprendedor, directivo). El Cuadro de Mandos Integral permite unir el corto plazo (operaciones y actividades) y el largo plazo (estrategia) en una única herramienta.
El Cuadro de Mandos Integral se centra en cuatro áreas relevantes del negocio que analizará y controlará de forma muy precisa:
Aspectos financieros. Pretende resolver la pregunta de ¿Cómo creamos valor para nuestros accionistas para recompensar su confianza?
Desarrollo y aprendizaje. Tiene como objetivo central el análisis de las posibilidades de aprendizaje, crecimiento y mejora de la organización para alcanzar la visión del negocio.
Aspectos internos del negocio. Analizar y potenciar la propuesta de valor de la compañía que la diferencia de sus competidores. Delimitar las ventajas competitivas y establecer unas pautas para mantenerla.
Relación con el cliente. Comprender y recoger la opinión del cliente ante el negocio. Recoger su feedback para la mejora de la organización.
“Lo que no se puede medir no se puede controlar; lo que no se puede controlar no se puede gestionar; lo que no se puede gestionar no se puede mejorar.”
3. ELABORACIÓN
Para elaborar el Cuadro de Mandos Integral con el objetivo de implementar la estrategia debemos seguir los pasos siguientes:
Diseño de la estrategia según hemos estudiado en el Módulo 2 y 3.
Fijar unos objetivos claros tanto estructurales como organizacionales para cumplir la estrategia diseñada
Comunicar la estrategia a todos los miembros de la organización para que estén coordinados y alineados a los objetivos.
Establecer métricas e indicadores que sean relevantes para cada una de las cuatro categorías anteriormente analizadas.
Crear una tabla o utilizar un software de CMI donde se indique:
Categoría (aspectos financieros, relación con el cliente, aprendizaje y desarrollo y aspectos internos del negocio)
Objetivos en esa categoría.
Indicadores de seguimiento.
Actividades para lograrlo.
4. FUNCIONAMIENTO DÍA A DÍA
El CMI debe estar formado por unos 20 a 25 indicadores en total divididos en las cuatro categorías.
Revisión semanal del Cuadro de Mandos y toma de decisiones para enfocarse hacia la estrategia marcada.
Revisión mensual de los indicadores para diagnosticar si son los aspectos más relevantes de la compañía y detectar desviaciones respecto a la planificación.
Revisión anual de la estrategia y del cumplimiento de los objetivos marcados.
PROYECTO: REALIZACIÓN DE UNA GALA DE PREMIOS AL MEJOR EMPRENDEDOR
TIEMPO: 2 MESES
INTEGRANTES: 2 PERSONAS
2. DESCRIPCIÓN TAREAS:
Espacios
- Reserva Sala de Conferencias
Personas:
- Selección ganadores
- Selección jurado
- Selección invitados
Comunicación:
- Realización de publicidad en viveros de empresas
- Email al ganador
- Email a los participantes
Compras:
- Catering
- Alquiler de equipo audiovisual
- Trofeo para ganador
3. FECHA DE INICIO Y FIN PARA CADA TAREA:
• Espacios
- Reserva Sala de Conferencias 3 días
• Personas:
- Selección ganadores 5 días
- Selección jurado 6 días
- Selección invitados 10 días
• Comunicación:
- Realización de publicidad en viveros de empresas 2 días
- Email al ganador 1 día
- Email a los participantes 2 días
• Compras:
- Catering 4 días
- Alquiler de equipo audiovisual 2 días
- Trofeo para ganador 1 día
4. ORDEN DE CONSECUCIÓN DE LAS TAREAS
1. Reserva Sala de Conferencias 3 días
2. Realización de publicidad en viveros de empresas 2 días
3. Catering 4 días
4. Alquiler de equipo audiovisual 2 días
5. Trofeo para ganador 1 día
6. Selección jurado 6 días
7. Selección ganadores 5 días
8. Selección invitados 10 días
9. Email al ganador 1 día
10. Invitaciones 2 días
5. DEPENDENCIA ENTRE TAREAS
La tarea 2 depende de la tarea 1.
La tarea 3 depende de la tarea 2.
La tarea 4 depende de la tarea 1.
La tarea 5 no depende.
La tarea 6 no depende.
La tarea 7 no depende.
La tarea 8 no depende.
La tarea 9 depende de la tarea 6 y de la tarea 7.
La tarea 10 depende de la tarea 8.
Es tu turno
6. GENERACIÓN DEL DIAGRAMA DE GANTT 7. ENCUENTRA EL CAMINO CRÍTICO
1. Entrega tu tarea > 2. Valora a tus compañeros > 3. Valoraciones recibidas
La implementación es una fase fundamental en la estrategia de los emprendedores. Y es que si el trabajo de diseño es excelente pero no la fase de implementación, la estrategia no funcionará, todas el tiempo dedicado a diseñar la estrategia para tú negocio habrá sido en vano.
Es importante destacar de antemano que la implementación siempre debe ir seguida de una fase de análisis y control, para medir el éxito o el fracaso de la estrategia diseñada.
El análisis de la implementación puede ayudar al emprendedor a pivotar de la estrategia o a mantenerse en el mismo rumbo
En resumen: Se trata de implementar todo aquello que hemos estudiado y realizarlo en la medida de lo posible tal y cómo se diseñó.
B) EL DIAGRAMA DE GANTT
B.1) QUÉ ES
Descripción: Herramienta gráfica utilizada en el Project Management de una organización.
Objetivo: Identificar la/s actividad/es en que se utiliza/n cada uno de los recursos y la duración de cada actividad.
Resultado:
Forma de gestionar un proyecto de manera eficiente, sencilla y útil.
Evitar el desperdicio de tiempo entre una tarea y otra.
Controlar las actividades desarrolladas por un grupo de personas.
Visión completa de los recursos que debe controlar el Gestor de Proyectos. (en este caso, el emprendedor)
Mejor comunicación entre los integrantes del proyecto.
B.2 CONCEPTOS
El Camino crítico es el conjunto de las actividades de mayor duración (actividades críticas de un proyecto) y que no pueden realizarse de forma sucesiva. Por lo tanto, el camino crítico coincide con la duración total del proyecto. Este dato nos revela que si existe un retraso en las actividades críticas supone un retraso en el proyecto.
B.3 FUNCIONAMIENTO
El diagrama de Gantt consiste en una representación gráfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo.
Características:
Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración; la altura carece de significado.
La posición de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalización de las tareas a que corresponden.
Los bloques correspondientes a tareas del camino crítico acostumbran a rellenarse en otro color (en el caso del ejemplo, en rojo).
Pasos a seguir para la elaboración del Diagrama de Gantt:
Selección y definición del proyecto a llevar a cabo.
Fijación de las variables tiempo, integrantes y responsabilidades.
Definición de tareas (importancia, implicaciones, recursos necesarios).
Fecha de inicio y fin para cada tarea.
Orden de consecución de las tareas.
Dependencia entre tareas.
Generación del Diagrama de Gantt. (Programas recomendados en el Anexo I)
Control de las actividades y de su realización en los períodos establecidos.
Emprendedor@s, es el momento de iniciar el Módulo 4. El Apartado 1 y 2 os hablarán sobre la implementación, mientras que los dos restantes se dedicarán al control a la revisión de todo el Módulo 4. Para iniciar el Módulo, vamos a analizar una herramienta muy útil para realizar la implementación, el Diagrama de GANTT.
Recomiendo que veáis el video y a posterior, analicéis el resumen preparado para este primer Apartado. Entre ambos materiales tendréis los conceptos básicos de innovación y estaréis preparados para realizar el test.
Cualquier sugerencia/comentario lo podemos hablar por el Foro
